Prioriser avec la Matrice d’Eisenhower

Il n’est pas toujours évident, lorsque nous croulons sous la charge de travail, d’y voir clair et de définir nos priorités. Avec sa méthode révolutionnaire, Eisenhower va vous aider à gagner en efficacité et en productivité.

Stress, deadline, fatigue… ne seront plus qu’un mauvais souvenir si vous appliquez au quotidien cette méthode à la lettre. Comment fonctionne la Matrice d’Eisenhower ? Comment allez vous pouvoir l’exploiter afin de prioriser vos tâches ? Nous allons répondre à ces questions ensemble.

A la fin de cet article, télécharger gratuitement une Matrice d’Eisenhower prête à être complétée par vos soins afin de gérer au quotidien l’ensemble de vos tâches.

LA MATRICE D’EISENHOWER

HISTORIQUE

La Matrice d’Eisenhower, inventée d’après une citation de Dwight Eisenhower ancien président des États-Unis, est un outil redoutable d’efficacité qui permet de prioriser vos tâches. Avec cet outil, vous n’accordez du temps qu’à ce qui est vraiment important. Eisenhower était réputé pour être un homme d’une productivité sans égal et aurait travailler toute sa vie en suivant la méthodologie qu’il a lui-même inventé au travers la matrice.

PRINCIPE

Le principe est très simple, chaque action à accomplir va être catégorisée en fonction de se importance et de l’urgence de son exécution. Votre telle est-elle importante ou ne l’est-elle pas ? De la même manière, est-elle urgente ou non ? En répondant à ces deux questions, vous allez être en mesure de classer vos actions dans la matrice. 

MATRICE

La Matrice d’Eisenhower se présente sous la forme de 4 quadrants. 

  • Le Quadrant 1 intègre ce qui est urgent et important. Ces dernières doivent être faites immédiatement. 
  • Le Quadrant 2, ce qui est important mais pas nécessairement urgent. Ce sont les actions qui devront être commencées une fois celles du 1er Quadrant terminées. Elles peuvent être faites plus tard.
  • Le Quadrant 3 prend en compte les urgences non importantes. Ces dernières sont préférablement à déléguer auprès d’une autre personne. Ne vous encombrez pas avec elles car de toute les manières vous n’aurez pas le temps de vous en occuper. 
  • Le Quadrant 4 récence les actions qui ne sont ni importantes ni urgentes. Les tâches issues de cette catégorie représentent celles que vous devriez éliminer de votre to-do list. 

DEFINITIONS

Avant de commencer, faisons un point ensemble afin de clarifier ce que signifie “urgent” et “important”.

  • Une mission importante est la plupart du temps une action qui vous permets de progresser dans la réalisation de vos objectifs.
  • A contrario, une action urgente est bien souvent liée aux objectifs d’une autre personne et requièrent une action immédiate.

Quelles soient urgentes et/ou importantes, vous devez leur accorder de l’importance car en cas de non réalisation, il se peut que des conséquences négatives vous retombent dessus. Il est donc préférable de les classifier sereinement, quitte à prendre 5/10 minutes pour le faire. Puis, de définir un ordre d’exécution et en déléguer certaines. L’objectif est leur réalisation la plus efficiente possible. C’est également de ne plus perdre de temps sur des tâches présentes dans les Quadrant 3 et 4 ! 

1. QUADRANT 1 : CE QUI EST “URGENT” ET “IMPORTANT”

QUE METTRE DANS CE BLOC ?

Comme nous l’avons évoqué en introduction, le quadrant 1 regroupe toutes les tâches urgentes et importantes à la fois. Ces dernières nécessitent votre attention immédiate. Elles doivent être exécutées en priorité sur toute autres actions. Généralement, sont classifiées comme tâches urgentes et importantes, des missions se référant à la gestion d’un problème, d’une crise ou dont l’échéance est très proche. 

CONSEIL

Afin de ne pas vous retrouver dans le rouge, avec une bonne organisation et une meilleure planification, certaines actions peuvent être anticipées. Ne pas finaliser un dossier à la dernière minute par exemple, et le boucler quelques jours ou semaine en avance, vous évitera de devoir le classifier dans le Quadrant 1. Dans ce cas de figure, l’anticipation est le maitre mot ! 

Une bonne méthode pour ne pas accumuler trop de tâche dans le Quadrant 1, est de passer davantage de temps en amont sur celles du Quadrant 2. Elles sont importantes mais pas urgente. Il faut donc veiller à les exécuter efficacement avant qu’elles ne deviennent urgentes à leur tour. 

2. QUADRANT 2 : CE QUI EST “IMPORTANT” MAIS “PAS URGENT”

QUE METTRE DANS CE BLOC ?

En termes de priorité, les tâches mentionnées dans ce second Quadrant sont importantes mais n’ont pas une échéance imminente. Idéalement, vous devriez passer la majorité de votre temps à réaliser ce type d’action. Le Quadrant 2 est celui qui vous procurera le plus de bien-être, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle. Pourquoi ? Simplement car ces tâches sont suffisamment importantes à vos yeux pour avoir de l’intérêt, et leur échéance ne sont pas pressante (pas de stress). 

DIFFICULTES

Les seules difficultés que vous pourriez rencontrer sont d’ordre personnelle à savoir : 

  • Si vous ne savez pas ce qui est important pour vous dans la vie, vous aurez des difficultés à prioriser ces tâches dans votre quotidien. Comment agir pour obtenir ce que vous désirez et jugez important si vous n’avez pas la moindre idée de ce que vous voulez ? Sans réelle connaissance de ce qui est vraiment important pour vous, vous risquez de passer votre temps à réaliser d’autres actions plus urgentes qui se présenteront à vous, sans grande conviction. 
  • De la même manière, et c’est une réaction tout à fait humaine, vous avez tendance à laisser de côté ce qui est important, au profit de ce qui est urgent. Or, à traiter uniquement l’urgent (Quadrant 1 et 3), vous passerez nécessairement à côté de ce qui est important pour vous. 

CONSEIL

Attention, notamment si vous avez un projet en tête qui vous tient à cœur. Vous vous dites « c’est important pour moi mais je n’ai pas le temps en ce moment donc je le ferai plus tard ». Grave erreur de jugement ! « Plus tard » rime avec « jamais ». Ne retardez pas à plus tard ce qui vous apparait comme étant essentiel pour votre épanouissement personnel ou professionnel. Agissez maintenant ! Réalisez l’ensemble de ces tâches une fois les priorités absolues (Quadrant 1) achevées. 

Ne misez pas sur votre temps libre pour exécuter ces missions en question car l’expérience a prouvé que vous n’aurez « jamais le temps » pour cela. Ainsi, prenez dès à présent votre destin en main et accordez-vous, dans l’établissement de vos priorités, le temps pour accomplir ces actions. Vous n’avez qu’une seule vie, alors vivez là à fond et faites des choses qui vous tiennent à cœur et qui sont importantes pour votre bonheur. 

3. QUADRANT 3 : CE QUI EST “URGENT” MAIS “PAS IMPORTANT”

QUE METTRE DANS CE BLOC ?

Ici, vous noterez toutes les actions qui demandent votre attention de par leur caractère prioritaire mais qui ne revêtissent pas une extrême importance selon vous. Ce sont des activités qui ne vous aideront pas à atteindre vos objectifs. Généralement, elles sont liées à l’intervention d’une personne externes, une personne qui aura sollicité votre aide. 

DIFFICULTES

Il est difficile d’identifier les tâches du Quadrant 3 car nous les confondons bien souvent avec celles du Quadrant 1 et passons ainsi la plupart de notre temps sur ces dernières. En effet, dans ce quadrant 3 nous aidons les autres et cela peut nous semble très important. C’est pourquoi nous avons tous cette tendance à les faire passer en premier et à leur donner ce caractère urgent et important. Les accomplir vous prodiguera de la satisfaction. Vous aurez l’image d’une personne aidante, sympathique et gentille. 

Le piège, vous l’aurez compris, est de traiter les tâches du Quadrant 3 immédiatement après avoir terminé celles du Quadrant 1. Cela risque de vous porter préjudices dans le sens où vous allez de ce fait négliger celles du Quadrant 2 dans lequel sont mentionnés les projets qui vous tiennent à cœur. 

CONSEIL

La solution, pour ne pas ressentir de frustration quant au fait de « ne pas progresser » sur vos projets (Quadrant 2), est de déléguer au maximum ces tâches. Ne négligez pas votre bonheur, désencombrez-vous de ce qui peut l’être et dégagez-vous un maximum de temps libre afin de respecter l’ordre de priorités et d’exécution de vos tâches. 

Une autre possibilité, est d’apprendre à dire « non ». Cela n’est pas toujours évident et ce point fera très prochainement l’objet d’une nouvelle publication. S’affirmer gentiment et poliment est bien souvent le meilleur moyen pour ne pas se retrouver enseveli sous une masse de travail. Masse de travail qui n’aura pas de plus-value à titre personnelle pour vous. 

4. QUADRANT 4 : CE QUI EST NI “URGENT” NI “IMPORTANT”

QUE METTRE DANS CE BLOC ?

Nous arrivons inévitablement sur ce qui vous semble être ni urgent ni important. Ces tâches ont souvent un caractère qui attrait à votre divertissement personnel. Ce sont des actions diverses et variées qui n’ont pas de grande utilité pour vous au quotidien. Les réaliser ou non ne changera pas le cours de votre journée. Elles ne sont pas non plus utiles quant à l’accomplissement de vos objectifs personnels ou professionnels. Nous pourrions les appeler les tâches « poubelle ». 

Les concernant, deux possibilités s’offrent à vous : les éliminer complètement (radical mais si vous en êtes capable alors pourquoi pas), ou réduire leur temps au maximum (au lieu d’y passer plus de 2h, dites-vous par exemple que votre temps sera désormais majoré à 15 minutes).

CONSEIL

Personne ne souhaite se dire « purée, je viens de passer 2h20 à flâner sur Internet sans but précis, j’ai perdu mon temps… ». Flâner sur Internet de temps à autre cela fait du bien, c’est indéniable. Cependant, gare à la frustration qui guette. Méfiance quand il s’agit de vous laisser aller car nous avons tous cette tendance à nous laisser porter par le flot, surtout après une longue et éprouvante journée.

Détendez-vous mais essayer de ne pas passer trop de temps sur ces tâches car clairement, si vous avez du temps à récupérer pour les missions de votre Quadrant 2, pour vos projets, c’est bien ici ! 

5. LE PLUS IMPORTANT DANS L’HISTOIRE

PRIORITE AUX TACHES IMPORTANTES

Vous devez développer cette faculté à identifier si une tâche revêt un caractère urgent ou prioritaire. Cela étant, vous devez absolument apprendre à accorder du temps uniquement pour ce qui vous semble être important. Ne vous encombrez pas avec les autres activités, dans la mesure du possible.

PERDRE DU TEMPS, C’EST EN GAGNER !

Il est bon de prendre quelques minutes pour faire le point chaque jour quant au programme à venir de votre journée, même si cela semble être du temps perdu. Au final, cela sera du temps gagné ! Vous allez gagner en efficacité et en productivité. Plus encore, en ne réalisant que (ou majoritairement) des tâches importantes, vous en serez plus épanouie. 

QUE FAIRE MAINTENANT ?

Si l’exercice vous semble compliqué, n’hésitez pas à télécharger gratuitement le support que j’ai mis plus bas à votre disposition. Complétez-le tous les jours pendant 1 semaine, 2 semaines, plusieurs mois… jusqu’à ce que cela devienne un automatisme. 

6. OUTILS A VOTRE DISPOSITION

APPLICATION

Il existe des applications sur Smartphone vous permettant définir le degré de priorité de chacune de vos tâches. Apple Store et Android sont deux sources inépuisables d’applications dédiées au sujet.

Vous trouverez par exemple ToDoist. Cette application permet de créer des tâches et de les planifier en leur fixant des dates d’échéances. Vous avez la possibilité d’avoir une visibilité quotidienne, hebdomadaire… sur ce que vous avez à faire. Vous pouvez aussi créer des projets et y ajouter des sous-projets. Mais, ce qui nous intéresse le plus sur cette application, vous pouvez ajouter des niveaux de priorités ! 

TELECHARGEZ GRATUITEMENT LA MATRICE D’EISENHOWER

Afin de vous aider au mieux, je vous propose également de télécharger gratuitement cette matrice d’Eisenhower vierge, que vous pourrez compléter sur ordinateur ou sur papier directement après l’avoir imprimé.

A chacun sa méthode. Personnellement, je fais le point tous les soirs afin de connaitre le contenu de ma journée du lendemain. Savoir ce qui m’attend me réconforte. Cela étant, vous pouvez très bien décider de compléter la matrice tous les matins avant de commencer votre journée. Libre à chacun de s’approprier au mieux cet outil magique.

Compléter ce document quotidiennement est une excellente manière de voir en un coup d’oeil les tâches sur lesquelles vous avez tendance à passer le plus clair de votre temps. Vous pourrez ajuster l’allocation de votre temps en réaffectant certaines tâches à d’autres Quadrants que celui dans lequel vous l’aviez initialement placé.

DERNIER CONSEIL

Enfin, pour insister sur mes précédents propos, chercher à être le plus efficace possible sur la réalisation des actions du Quadrant 1. L’objectif est d’y passer le moins de temps possible, cela vaut pour les Quadrant 3 et 4, afin d’allouer la majeure partie de votre temps aux tâches importantes du Quadrant 2.

N’oubliez pas de penser à vous ! Votre épanouissement dépend du pole que vous menez au quotidien, c’est pourquoi j’insiste sur ce point. Tout ce qui est important à vos yeux, doit revêtir un caractère prioritaire sur le reste.

La Matrice d’Eisenhower peut également être utilisée pour réaliser vos Objectifs, ceux-là même que vous aurez défini en vous appuyant sur la méthode SMART, par exemple.

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